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ビジネス文書の作り方
第1回
社内文書の鉄則
今年から社会人になられたあなたのために、
そろそろ自己流が出てきた先輩社員のあなたが基本を守るために、
このシリーズをお送りしたい。
営業マンなのになぜビジネス文書だ、と、あなたはいうかもしれない。そういわれないためになぜ社内文書なのかをお話する。会社を動かしているのは文書なのである。親友同志なら口約束でもことは足りる。会社は文書で動くのだ。連絡・報告・確認・記録・保存、何もかも文書、文書、文書である。組織はしくみ・システムで動いている。社内の伝達や、あらゆる指示命令・あらゆる書類例えば、清算書、指示書、依頼書、議事録、報告書、始末書、稟議書者、提案書何もかもだ。
しくみ・システムは会社が売り上げ最大、経費最小にして儲けを最大に出すように出来ている。だからそれを面倒臭いと思ったり軽視するのは会社からよろこばれないと思った方がよい。どうしても会社のためにならない文書なら、あなたがそれを証明して改善してもらうとよい。その為にはあなたが業績を上げていないとやぶ蛇になる。組織はどんな組織も変化を嫌う。
社内文書を書く時の鉄則
ビジネス文書は正確さを求める。何はともあれ、正確で記入漏れが無いことをもってよしとする。次にポイントを箇条書きする
- 時候の挨拶は邪魔
- 一用件一枚の原則
- 内容は簡潔かつ正確であること
- 誰にでも読める字を書く
- 敬語も最小限
- 数字は特に正確に
- 横書きが基本
- 宛先を明記せよ
- 記入期日。作成期日を記入せよ
- ワープロで作成するのが無難
社内の代表的な文書
基本的なものは通達・方針・命令・指示・提案記録・記録・提案届け出などである。組織はシステムが変わっても文書づくりは永遠に終わらない。代表的な社内文書を挙げる。
辞令 入社早々に受け取ったから分かるだろう。異動・昇進に出てくる。
清算書 出張旅費の清算が代表。何があっても必ず出さないと君の個人負担になる。こまめに手帳に交通費を記録せよ。
議事録 会議の記録。新人に書記役が割り振られるぞ。まとめ方が速くうまくなれば得だ。最初は上司・先輩に見てもらうとよい。
報告書 調査・出張・セミナー参加の際に書かされる。すぐ書いて出せば君の点数があがるぞ。
稟議書 上司の決済を求めるお伺い書。どんどん書け。
提案書 上司や部門に対して改善などの提案を出す際に使う。どんどん書け。
依頼書 他部門などに出すお願いの文書。どんどん書け。
会議の知らせ・招集状 会議への参加を求める人に配布する。
サンプルがダウンロードできます。
・議事録見本表
・議事録見本
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■バックナンバー
・第1回(10の鉄則)
・第2回(あなたに逢いたい「アポレター」)
・第3回(手紙を書くときの慣用句)
・第4回(「独立開業の案内文」と「転職の挨拶文」)
・第5回(「販売協力への礼状」と「商品受注への礼状」)
・第6回(「催促の手紙」と「催促へのお詫び状」)
・第7回(「お歳暮の送り状」と「ゴルフコンペへの招待」)
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